仕事が遅い原因と対策【仕事のスピードアップ方法教えます】

仕事が遅いのには理由がある

仕事が遅い人には必ず原因があります。ここでは、その原因と改善のための対策を紹介しています。

目次

仕事が遅いと人生つらい

サラリーマンは例えば1日8時間など、勤務時間の中で仕事をします。

仕事が遅ければ時間内に挙げられる成果も少なくなります。そうなれば「仕事ができない」と思われてしまうかもしれません。

周囲から「あいつは仕事ができない。」と思われていたら、つらいですよね？

以下の方法を実践するだけで周囲からの目が変わります。上司、同僚や後輩から信頼が得られます。

きっと今よりも仕事がやりやすくなることでしょう。

原因1: 手が止まっている時間が長い

仕事が進んでいくのは、手が動いている時だけです。

思い返してみてください。

• メールを打つ
• 電話をかける
• 報告書を作る
• 見積書を作る
• 取引先とアポをとる

などなど、手を動かさずに進む仕事はありませんよね？

とにかく手を動かし続ければ仕事は進むはずです。仕事のスピードを上げたい方はまず手が止まっていないか、チェックしてみましょう。

原因2: 無駄が多い

手を動かしているのに、仕事がなかなか終わらない方は、無駄が多いのかもしれません。多くの場合は、段取りを良くすることで解決できます。

なお、秒単位、分単位の無駄も見逃さないでください。

ちりも積もれば山となります。年間でみれば相当な時間数になっているはずです。

例えば

• 同じ作業を１日に何度も行なっている。
• 文章のチェックを3回以上行なってしまう。
• 一つ一つの文章が長い。
• タイピングの打ち間違いが多い。
• 電話が長い
• 考えても分からないことで考え込んでしまう。
• 手順を飛ばしてしまったり、間違えてしまったりする。

どういった場面で無駄が発生するかは、仕事を旅行に置き換えてみるとイメージがしやすいです。

例えば、ある人が地図を見ながら目的地の旅館に行こうとしています。

チェックインの時間までに旅館にたどり着かなければならないのですが、ついつい途中で屋台に寄ったり、お土産を見に行ったり、忘れ物をして戻ったり、道を間違えて行ったり来たりしてしまいます。

これでは早く行けるはずがありませんよね。

仕事で言えば

• 屋台、お土産=途中で違う仕事を始めてしまう
• 忘れ物=ミスしたものを直すのに時間をとられる
• 道を間違える=段取りが悪い、行程を理解していない

と表現できるでしょう。

では、どうすれば改善できるでしょうか？

旅行に置き換えると、誰でも改善策が思い付くはずです。

• 忘れ物をしないようにリスト化する
• 前日には荷物の準備を済ませておく
• 交通手段、ルートを確認する
• 到着時間から逆算して出発時間を決める
• 目的地の外観、目印などを確認する
• 無駄な寄り道はしない

といったところですね。

事前準備をしっかりしておけば、簡単に改善できますよね。

仕事も同じです。目的は何なのか？期限は？タスクリストはあるか？他により良い手段はないか？これらを事前に確認し、計画をたてます。あとは寄り道せずにひたすら進みましょう。

 

原因3: 処理スピードが遅い

手を止めず、どんなに効率的な手順で仕事をしていても、動作がゆっくりでは、早く終わるものも終わりません。

指一本でキーボードを叩いていたら、どうやっても早くならないですよね。

このような点に心当たりはありませんか？

• 歩くスピードが人より遅い
• キーボード入力が苦手である
• 話し方がゆっくりである
• 文章をじっくり読んでしまう
• 字を書くのが遅い

パソコンスキルは一朝一夕で身につくものではありませんので、すぐに改善できるものではありません。では、歩くスピードはどうでしょうか？

今日から取り組めますよね。

「そんなことまでやらなくても…」と思われるかもしれません。

ですが、そんなことをするだけで仕事の進み方が大きく変わります。

仮にあなたが自席とコピー機を往復する時間を10秒短縮できたとしましょう。

そうすればその10秒は他の仕事に当てることができます。

様々な場面で10秒ずつ短縮できれば、１日あたり2分～3分は短縮できるのではないでしょうか？

その時間でスケジュール表に新しいスケジュールを書き込むことができます。

新しいアイデアをメモしておくこともできます。

上司や部下に簡単な業務連絡もすることができます。

そうすれば今日のうちに明日の仕事を1つ減らすことができます。

改善が改善を生む好循環を作りましょう

ここまでで、手を止めない、無駄を無くす、単純なスピードを上げるという3つの方法をご紹介しました。これを実践するだけで仕事が早くなっているはずです。

次にあなたがやるべきことは、短縮できた時間を使って更なる改善を目指すことです。

スピードを上げる→時間ができる→スキルを磨く→スピードが上がる→時間ができる→スキルを磨く→スピードが上がる・・・

というように空いた時間をスキルを磨く時間に充てれば、スピードが上がり続ける好循環を生み出すことができます。

スキルを磨く部分は、

• 専門知識をつけること
• 整理整頓をして働きやすいデスク環境を整えること
• スケジュールを整理して手を止めずに働けるように準備すること
• 自分よりできる人の仕事術を見て盗むこと

などに置き換えることができます。とにかく未来の自分へ投資する時間と考えてください。

ここでより働きやすい環境を整えたり、レベルアップしたりすることができれば、更なるスピードアップを目指すことができます。

仕事ができる人はどんな分野の仕事でも人並み以上にこなすことができますよね。それは自分に投資し続けているからです。

少しでも時間があれば結果を振り返り、改善点を見つけ、改善し続けていくから何でもできるのです。いわゆるPDCAサイクルを小さな規模で回し続けているんですね。

PDCAサイクルはPLAN/DO/CHECK/ACTION の頭文字から来ている言葉です。業務改善は計画、実践、評価、改善、計画の順に回るというサイクルを表現したものですね。

あなたも小さなPDCAサイクルを回し続け、これまでできていなかったことを1つずつクリアいきましょう。

まとめ

いかがでしょうか。ここまで

• 手を止めない
• 無駄をなくす
• 単純なスピードを上げる
• 短縮できた分の時間で小さなPDCAサイクルを回す

ということを紹介してきました。

誰でも思い当たる部分があったのではないでしょうか？

誰でもできる簡単なことから実践することが改善に向けた第一歩です。

単純なことですが、違いが実感できるはずです。今日から試してみてはいかがでしょうか？