仕事の段取りのつけ方とは？【結論：ゴールから逆算しましょう】

仕事をしていると上司に「段取りが悪い」と言われたことはありませんか？

もしくは周りに段取りが悪い同僚がいて困ったことはありませんか？この記事では、仕事の段取りのコツについて解説しています。

目次

段取りはなぜ必要か

仕事ができる人は、効率よく仕事を処理することができます。しかも、短時間で完成度の高い仕事をです。

なぜそんなことが出来るのでしょうか？答えはシンプルです。段取りがいいからです。

無駄なく進めるためには、段取りが必要です。素早くこなすにも、段取りが必要です。完成度の高い仕事をこなすにも、段取りが必要です。つまり、逆から言えば、段取りをよくすれば仕事のできる人に近づけるということになります。

例えば、ある場所へ最短距離で移動することが目的だとしたら、仕事ができる人は地図を事前に頭に入れて、無駄のないルートで進むことができるのです。

段取りが悪いとどうなるか

では、段取りが悪いとどうなってしまうのでしょうか？

段取りが悪いと、無駄が多くなります。

やらなくてもいいこと、考えなくてもいいことを気にしてしまい、時間がかかります。

先程の目的地を最短で目指す例で言えば、段取りが悪い人は目的地をはっきり認識しないまま出発してしまいます。また、地図を見ないで勘だけで出発するかもしれません。さらに、ルートを確認しないまま出発して、途中で右往左往してしまうかもしれません。

これでは最短で行けるはずがありません。

やらなくてもいいことはやらない。やらなくてはいけないことを忘れない。そのために段取りが重要です。

段取りをよくするための5ステップ

段取りよく仕事をこなすために必要なのは以下の5ステップです。

• ステップ1: ゴールを設定する
• ステップ2: 情報を収集する
• ステップ3: 情報を整理する
• ステップ4: ゴールへの道筋を可視化する
• ステップ5: 手を止めずにひたすら進める

ステップ1: ゴールを設定する

いつまでに、何をやるか。まず始めにそれをはっきりさせます。

目的地が分からないまま出発するのはナンセンスです。

(例)新商品のお知らせをいち早く届けるため、来週までに顧客リストを最新の状態にする。

なんのためにやるのか、背景にある目的を合わせて確認すると、よりよいでしょう。

ゴールを設定する上で注意するべきことは、遠すぎるゴールや曖昧なゴールを設定してはいけないということです。

(悪い例：全ての業務マニュアルを一から作り直す。プレゼン資料を完璧に仕上げる。など)

達成できる見込みのないもの、またはどこまでやったら達成なのか分からないようなものはゴールに設定してはいけません。

かならず短期で達成できるものを設定してください。

最短距離で進めるには、ゴールから逆算して考えるのが一番手っ取り早いです。

このゴールの設定がうまく行けば、段取りは8割方終わったようなものです。それくらいゴールの設定は大事な部分ですので、そのことを意識して行うようにしましょう。

ステップ2: 情報を収集する

ゴールが設定できたら、次は達成のために必要な情報を集めます。

現状どこまでできているか？

足りない情報はないか？

やり方は合っているか？

手順書はあるか？

困った時に教えてくれる人はいるか？

法令や社内ルールではどう定められているか？

例えばこういった情報です。

明らかに必要な情報は、事前に調べてからスタートしましょうということです。

そうすると、あとの段階がスムーズにこなせるようになります。

ただし、情報収集にばかり時間をかけるのはやめましょう。目的達成のために必要のない情報を集めても価値がありません。

この段階で必要かどうか分からないものは、とりあえず分からないままでいいので次に進みましょう。必要になってから調べれば問題ありません。

ステップ3: 情報を整理する

情報収集ができたら、入手した情報をあとで確認しやすいように整理しておきます。

せっかく調べたのに、資料の保管場所を忘れてまた探し始めるのでは、二度手間になってしまいます。

できれば、情報は1ヶ所にまとめるようにすると、使いやすいです。

ポイントは、ここでもあまり時間をかけないということです。情報を取り出しやすくするのは大事ですが、まだ段取りの段階です。目標に向かってスタートしていません。自分の感覚で構いませんので、とりあえず7割くらい整っていれば大丈夫です。

慣れてきたら情報収集の段階で、情報を集めながら整理をできるようになりましょう。より効率的に進めることができます。

ステップ4: ゴールへの道筋を可視化する(ToDoリスト作成)

ゴールが設定できて、そこへ向かうのに必要な情報が揃いました。

次はどう進めていくのか、道筋を可視化(見える化)しましょう。いわゆるToDoリストの作成です。

簡単な箇条書きで構いません。

例えば会議を開催する場合でしたら、

• 候補日を設定する
• 出席者にアポをとる
• 会議室を確保する
• 資料を整える
• 上司に資料をチェックしてもらう
• 会議の議事次第を整理する
• 事前に会議資料をメールする

といったところでしょうか。

とにかく漏れの無いように書き出します。

より細かく書き出せば進捗が確認しやすくなります。

ToDoリストの作成の目的は、漏れをなくす、優先順位をつけやすくする、進捗状況の管理をできるようにするということになります。

複数の仕事を並行して進めていると、どうしても優先順位が曖昧になったり、進捗が管理できなくなったりしがちです。

ToDoリストがあれば状況が一目で把握できるようになります。

1つの作業が終わったら、リストを確認し、終わったものは消します。優先順位が変わったら、更新します。また新たなタスクが発生したら、すぐ書き込みます。

リストはメモ帳などに作ってもいいですし、Excelで表を作るなどしてパソコン上で管理をしてもいいです。とにかく何かあればすぐに開ける場所に作るようにしてください。

私の場合はパソコンよりもスマホ、スマホよりも手帳、手帳よりもメモ帳がおすすめです。理由はより小さい方が持ち運びがしやすいからです。

また電子機器のメモ機能は便利ですが、起動するまで数秒のロスがあったり、目上の人の指示をスマホでメモするのは気まずかったりします。

例えばカードサイズのメモ帳を使用すれば、どのポケットにも入れることができます。一緒にペンを持ち歩いていればいつでも更新可能です。

ステップ5: 手を止めずにひたすら進める

最後にようやく作業スタートです。

ここまでで収集した情報を使って、ToDoリストを確認しながら進めれば、一切手を止めること無く作業が進むはずです。

ポイントは、手を止めないことです。仕事が進むのは手が動いている間だけです。手が止まるということは、時間のロスに直接的につながります。

それでも手が止まってしまう場合もあるでしょう。その場合、手を止めずにすぐ確認作業に移ってください。確認すべきことは以下の通りです。

• ゴールの設定は適切か？(遠すぎる目標や曖昧な目標になっていないか？)
• 目的達成のために必要な情報は足りているか？
• 情報がすぐ取り出せるようになっているか？
• やるべきことが可視化されているか？
• Todoリストに漏れがないか？
• 優先度の判断に誤りはないか？

確認する際は、ゴールから逆算して考えるようにしましょう。目的達成のために不要なことは、ひとまず考える必要はありません。

足りていないもの、不十分なものが見つかったら、その部分を補って作業に戻りましょう。

ここまでやれば高い確率で手が止まることを防げるはずです。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

以上のような流れで仕事を進めれば、段取りよくスムーズに仕事が進むはずです。

繰り返しになりますが、ゴールの設定がうまくできれば段取りは8割方できたようなものです。逆にいえば、始めでつまづいてしまうと、その後の部分を頑張ってもうまく行きません。

うまくいかない時はゴールの設定に問題がある場合がほとんどですので、上手にゴール設定ができるように振り返りを行い、次に活かしましょう。必ず段取り力がついて結果が変わります。

今回は以上です。最後までお読みいただいてありがとうございました。

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